Event marketing online. Jak organizować skuteczne webinary i wirtualne wydarzenia
Webinary, wideokonferencje czy wirtualne eventy jeszcze niedawno były domeną technologicznych geeków i korporacyjnych eksperymentatorów. Obecnie są organizowane nawet przez małe firmy, które chcą dzielić się swoją wiedzą i pragną w ten sposób stymulować sprzedaż produktów lub usług. Dlaczego warto w nie inwestować w 2025 roku? Zobaczmy!
Event marketing online – dlaczego warto?
Czy wiesz, że pierwsze webinary miały miejsce już w latach 90.? Przypominały bardziej czat grupowy niż dzisiejsze, pełne interakcji spotkania online. Od tamtej pory przeszły długą drogę – dziś możesz tworzyć angażujące wydarzenia z użyciem wideokonferencji, interaktywnych ankiet, a nawet elementów wirtualnej rzeczywistości.
Według raportu „Event marketing 2023/2024. Wpływ zrównoważonego rozwoju na przemysł spotkań”¹ w 2023 ponad 80% badanych deklarowało, że będzie korzystać w nadchodzącym roku z event marketingu. Trzema najczęściej wymienianymi celami biznesowymi były:
- Budowa relacji z partnerami biznesowymi obecnymi i potencjalnymi,
- Kształtowanie wizerunku marki,
- Dotarcie z komunikacją do określonych (wybranych) grup docelowych.
Na dalszych pozycjach znalazły się m.in. wsparcie sprzedaży czy pomoc w budowaniu zespołów. Gdy event marketing nie jest pojedynczą akcją, może stać się integralną częścią dobrze przemyślanej strategii marketingowej. Kiedy uwaga odbiorców jest coraz bardziej rozproszona, dobrze zaplanowane wydarzenie to szansa, by wyróżnić się i zostać zapamiętanym.
5 kroków do sukcesu w organizacji wydarzeń online
1.Zdefiniuj cel i grupę docelową
Organizując przyjęcie urodzinowe musisz zastanowić się najpierw, kto znajdzie się na liście gości i jaki będzie charakter wydarzenia: huczny czy kameralny? Dlaczego więc miałbyś pomijać ten krok, przygotowując event online? Na początku zastanów się zatem, co chcesz osiągnąć: edukować, sprzedawać, a może budować społeczność. I przede wszystkim zadaj sobie pytanie – do kogo mówisz? Inną komunikację musisz stosować przy organizacji wydarzenia dla branży medycznej, a inną np. dla klientów z rynku budowlanego.
2. Wybierz odpowiednią technologię
Platformy do webinarów są trochę jak samochody – niektóre nadają się do wyścigów, a inne sprawdzą się na rodzinnych wakacjach. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet – to narzędzia idealne do przetestowania na początku przygody z eventami online. Ale jeśli szukasz bardziej zaawansowanego oprogramowania, np. z funkcjami sieciowania czy wirtualnymi stoiskami, warto sprawdzić Hopin lub Remo.
O czym należy pamiętać? O testach, testach i jeszcze raz testach. Nic tak nie psuje wrażeń jak przerwy w transmisji czy zacinający się obraz. Upewnij się, że masz stabilne łącze internetowe, odpowiedni sprzęt i… zawsze miej plan B.
3. Przygotuj treści, które angażują
Otwórz webinar ciekawą anegdotą, inspirującą historią lub pytaniem, które zaintryguje uczestników. Unikaj monotonnych prezentacji – zamiast tego wplataj elementy wizualne: slajdy, wideo, animacje. Utrzymanie zaangażowania uczestników to złożone zadanie, któremu poświęcam więcej miejsca w dalszej części artykułu.
4. Zadbaj o odpowiednią promocję
Możesz zorganizować najlepszy webinar na świecie, ale bez odpowiedniej promocji nikt o nim nie usłyszy. Wykorzystaj social media, e-maile i współpracę z influencerami. Twórz napięcie: ograniczona liczba miejsc, ekskluzywne materiały – to działa jak magnes. Ważne są też przypomnienia, bo czasem wystarczy jeden sms czy e-mail, aby zapełnić wirtualną salę.
5. Pamiętaj o webinarowym „Call to action”
Webinar jest początkiem procesu budowania trwałej relacji. Po jego zakończeniu daj uczestnikom coś więcej. Czym może być webinarowe „call to action”? Wyślij uczestnikom podsumowanie: nagranie, dodatkowe materiały czy ofertę specjalną.
Jak budować zaangażowanie podczas wydarzenia?
Badaczka Gloria Mark, poświęcając swoją książkę problemowi koncentracji, udowodniła, że użytkownik zajmuje się średnio 47 sekund jednym ekranem, a następnie jego uwaga wędruje w inne miejsce². Dlatego, jeśli chcesz, aby uczestnicy Twojego webinaru zostali z Tobą do końca, musisz ich złapać już w pierwszych chwilach i nie pozwolić im się nudzić. Jak to zrobić? Z pomocą przychodzi sztuka interakcji.
- Zadawaj pytania, które angażują, a nie nudzą. Nie chodzi o to, by rzucić pytaniem z czatu typu: „Jak się macie?”, na które i tak nikt nie odpowie. Sformułuj je w sposób, który prowokuje dyskusję. Na przykład: „Jakie są Wasze największe wyzwania w tym temacie?” lub „Kto z Was miał ostatnio taką sytuację?”. To działa jak iskra – zanim się obejrzysz, czat ożywa, a uczestnicy wymieniają się doświadczeniami.
- Quizy i konkursy. Interakcja z nutą rywalizacji. Ludzie uwielbiają wyzwania, szczególnie gdy na horyzoncie pojawia się szansa na nagrodę. Quiz na koniec sekcji, szybki konkurs z prostym zadaniem – to nie tylko angażuje, ale też wprowadza element zabawy. Nagrody nie muszą być spektakularne. E-book, zniżka na produkt czy symboliczny gadżet z logo Twojej marki wystarczą, aby uczestnicy poczuli się docenieni.
- Bądź sobą. Autentyczność wygrywa z perfekcjonizmem. Jeśli w trakcie webinaru dźwięk na chwilę zniknie, dzieci wejdą do pokoju, a Ty się zgubisz w slajdach – nie panikuj. Po prostu śmiej się z siebie i idź dalej. Naturalność i spontaniczność budują sympatię. Uczestnicy czują, że mają przed sobą prawdziwego człowieka, a nie robota.
Jakie są dwa najczęściej popełniane błędy, których możesz uniknąć? Pierwszy to zbyt długie sesje bez przerw. Zaplanuj krótkie pauzy i wykorzystaj je na pytania lub luźne rozmowy. Inny błąd to brak interakcji. Włącz uczestników w rozmowę i pozwól im mieć wpływ na przebieg spotkania.
Gdzie szukać inspiracji? Kilka przykładów rodem z pandemii
Event marketing w 2025 roku to zupełnie inna rzeczywistość niż jeszcze kilka lat temu. Pandemia nieodwracalnie zmieniła sposób, w jaki postrzegamy spotkania online. Stała się impulsem do tworzenia nowatorskich rozwiązań, które dziś definiują standardy branży. Co więcej, wiele z tych pomysłów okazało się tak skutecznych, że marki wciąż je rozwijają.
Dziś, kiedy dostęp do nowoczesnych technologii jest coraz łatwiejszy i bardziej przystępny cenowo, warto wrócić do kilku inspirujących realizacji. Wiele pomysłów, które jeszcze niedawno wydawały się zarezerwowane wyłącznie dla dużych graczy, leży w zasięgu rąk mniejszych marek.
Wirtualne treningi Nike
Nike doskonale wie, jak zmotywować swoich klientów. Podczas pandemii, kiedy matę na siłowni zastąpił domowy dywan, marka odpowiedziała błyskawicznie: stworzyła wirtualne treningi na żywo i aplikację Nike Training Club, którą udostępniła za darmo. Było to nie tylko wsparcie dla ich odbiorców, ale też subtelne przypomnienie – w nowych butach biega się lepiej.
Adobe i festiwal kreatywności
Adobe to marka, która mogłaby być kojarzona z poważnymi narzędziami dla grafików, ale… ich wirtualne wydarzenia opowiadają inną historię. Adobe MAX, który odbywa się od 2003 roku, to coś więcej niż konferencja – to festiwal kreatywności.
Podczas wydarzeń uczestnicy mogą nauczyć się retuszować zdjęcia, tworzyć filmy, które podbiją social media, albo po prostu zainspirować się pracami najlepszych twórców na świecie. Warsztaty prowadzą eksperci, a pytania można zadawać na bieżąco. Firma nie tylko edukuje, ale też buduje lojalność – bo kto nie wróci po więcej, gdy raz zobaczył możliwości tworzenia z ich narzędziami?
Podczas pandemii wydarzenia odbyło się w formie wirtualnej. W kolejnych latach Adobe kontynuowało organizację wydarzenia w postaci hybrydowej.
Wirtualne testowanie produktów Sephora
W czasie lockdownu Sephora postawiła na interaktywny festiwal urody SEPHORiA, który łączył warsztaty, pokazy i… zakupy. Marka stworzyła wirtualny świat, gdzie influencerzy uczyli perfekcyjnego smoky eye, a uczestnicy mogli testować produkty w technologii AR. Co więcej, klienci otrzymali spersonalizowane rekomendacje i mogli zamawiać kosmetyki bezpośrednio podczas wydarzenia.
Sephora nadal buduje swoją pozycję w przestrzeni online, proponując m.in. eksperckie konsultacje online. Klienci mogą umówić się na spotkanie, podczas którego szybko otrzymają profesjonalne porady dotyczące makijażu, zapachu perfum lub prezentu dla kogoś bliskiego.
Koncert Travisa Scotta w Fortnite
A teraz coś zupełnie innego. Kiedy Travis Scott wystąpił w Fortnite, miliony graczy z całego świata połączyło siły, by wziąć udział w tym unikalnym wydarzeniu. To był koncert pełen efektów specjalnych, interakcji i wirtualnych emocji.
Fortnite pokazał, że gry mogą być platformą nie tylko do rozrywki, ale też do budowania społeczności. Wirtualne wydarzenie było jednocześnie koncertem i przestrzenią społeczną, która dała uczestnikom poczucie bycia częścią czegoś wyjątkowego. Dodatkową zachętą była zapowiedź premiery utworu oraz darmowe dodatki dla uczestników. Live, który trwał zaledwie 10 minut, obejrzało aż 12 milionów użytkowników.
Zaplanuj działania!
Konferencja dla fanów Lego
Podczas pandemii jednym z ukłonów w stronę fanów były wydarzenia LEGO CON, czyli wirtualne konferencje, które odbyły się w 2021 i 2022 roku. Były to pokazy najnowszych zestawów klocków połączone z warsztatami, wywiadami z projektantami i specjalnymi wyzwaniami budowlanymi dla widzów. Firma doskonale rozumie, że ich klienci to społeczność, która chce dzielić się pasją. Dając im platformę do wspólnej zabawy i tworzenia, buduje coś więcej niż wieże z klocków – tworzy lojalność i wspomnienia.
Czy wirtualne wydarzenia to przyszłość?
Technologie rzeczywistości wirtualnej (VR) i rozszerzonej (AR) coraz śmielej wkraczają do świata event marketingu. Przykładem są angażujące eksploracje produktów, np. Nasivin VR Space Experience, wirtualne przymiarki, a także aplikacje VR tworzone z myślą o firmowych eventach, np. VR Party Climbing, która umożliwia integrację nawet najbardziej rozproszonego zespołu.
Kolektywne wirtualne światy, takie jak metaverse, otwierają przed event marketingiem zupełnie nowe perspektywy. Pozwalają stworzyć konferencję, w której każdy uczestnik swobodnie porusza się po cyfrowym świecie, nawiązuje znajomości, bierze udział w warsztatach czy odwiedza wirtualne showroomy, gdzie produkty można niemal „dotknąć”.
Ale uwaga! Nawet najbardziej zaawansowane technologie to tylko narzędzia. Najważniejsze jest dobrze zaplanowane spotkanie – takie, które niesie realną wartość, inspiruje i buduje relacje. Właśnie tego rodzaju wydarzenia wpisz w swój kalendarz na rok 2025, a jeśli potrzebujesz wsparcia – zespół Marafiki pomoże Ci je wypromować i zapełnić wirtualną salę.
¹ Event marketing 2023/2024. Wpływ zrównoważonego rozwoju na przemysł spotkań, https://drive.google.com/file/d/1ArRW5oIWuCqDThtjfe0HhiJjvLkaAil3/view [dostęp: 2.01.2025].
² G. Mark, Attention Span: A Groundbreaking Way to Restore Balance, Happiness and Productivity, Hanover Square Press, 2023.
