Dowiedz się, jak wygląda przyjazne ofertowanie w Marafiki
Portfolio Marafiki z tygodnia na tydzień wypełnia się nazwami nowych marek. Często firmy współpracujące z nami należą do zupełnie innych branż. Staramy się, aby wszystkich naszych klientów łączyło zadowolenie z efektów pracy specjalistów Marafiki. Źródłem sukcesu jest przyjazny proces ofertowania, który pozwala poznać potrzeby i oczekiwania, co w rezultacie bardzo ułatwia osiąganie wspólnych celów. Przekonaj się, jak krok po kroku proponujemy działania marketingowe przyszłym klientom agencji.
Pierwszy kontakt
Dla każdego New Business Managera to kluczowy etap. W Marafiki nie ograniczamy się do jednego źródła pozyskiwania kontaktów. Część skierowanych do nas zapytań pochodzi z formularza kontaktowego, który widnieje na stronie internetowej agencji. Pozostałe prośby o szczegółowe przedstawienie propozycji wynikają z prowadzonych kampanii reklamowych lub polecenia przez dotychczasowych klientów Marafiki. Pomocna jest też obecność na targach branżowych, gdzie od razu można przejść do konkretów.
Gdy spływa zapytanie z formularza, od razu kontaktujemy się z klientem przez telefon lub piszemy e-mail. Dziękujemy za zainteresowanie usługami Marafiki i umawiamy spotkanie (najczęściej jest to rozmowa online), na którym wspólnie sporządzamy brief zlecenia. Staramy się odpisywać od razu, jeszcze tego samego dnia, o ile nie jest to sobota lub niedziela. Błyskawiczna odpowiedź pozwala szybko ocenić, czy jesteśmy w stanie podjąć się zadania.
Brief
Jeśli klient nieprzychylnie odnosi się do propozycji spotkania online, zachęcamy do wypełnienia szczegółowego briefu. Ten dokument zawiera niezbędne informacje, na podstawie których specjaliści Marafiki będą mogli np. opracować strategię kampanii lub wystawić swoje rekomendacje.
Wybrane elementy briefu:
- Dotychczasowe działania reklamowe i osiągane wyniki
- Charakterystyka firmy/marki, jej wyróżników
- Konkurencja
- Grupa docelowa
- Budżety
- Pytanie o zgodę na dostęp do kont reklamowych w celu przeprowadzenia darmowego audytu ofertowego
- Cele krótko i długofalowe
Po otrzymaniu briefu umawiamy rozmowę – wideo lub telefoniczną. Preferujemy jednak kontakt na platformie Google Meet, ponieważ to ważny moment budowania relacji. Łatwiej też dopytać o szczegóły.
Wypełnienie i analiza briefu to kluczowe etapy w kontekście podejmowania wiążących decyzji, dlatego warto poświęcić na jego omówienie kilka chwil. To część naszej procedury, a bez rozmowy nie będziemy w stanie przygotować naprawdę dobrej oferty.
Podczas takiego spotkania pozwalamy mówić przede wszystkim klientowi i ewentualnie dopytujemy, jeśli wymaga tego sytuacja. To czas, w którym rozmówca może przedstawić specyfikę prowadzonej działalności, opisać własne doświadczenie, wspomnieć o mocnych i słabych stronach biznesu i branży, przeanalizować działalność bezpośrednich konkurentów.
Kolejnym etapem jest omówienie budżetu. Jeśli klient unika udzielenia konkretnej odpowiedzi, proponujemy wskazanie zakresu kwot, które nasz partner będzie w stanie przeznaczyć na uruchomienie i prowadzenie kampanii. Określenie konkretnego przedziału (np. od 5 do 7 tys. zł lub od 30 do 50 tys zł miesięcznie) pomaga specjalistom dobrać rozwiązania, jakie mogą przyczynić się do powodzenia współpracy. To trudny etap rozmów, choć merytoryczne argumenty i przywołanie wniosków z analizy wyników innych kampanii ułatwiają osiągnięcie porozumienia podczas finalizacji procesu ofertowania.
Negocjacje usprawnia podanie z góry przez klienta docelowych wartości wskaźników efektywności (KPI). Wówczas mamy poczucie, że będziemy działać z firmą, która dysponuje dużym doświadczeniem i od razu możemy merytorycznie analizować szczegóły kampanii. Nie jest to jednak konieczne, ponieważ nasze przyjazne podejście zakłada pełne wsparcie na wszystkich etapach współpracy i indywidualnie rozpatrujemy każde zgłoszenie.
Podjęcie decyzji o współpracy
Samo omówienie briefu nie zawsze kończy się złożeniem oferty na świadczenie usług. Przekazane informacje trafiają do konkretnych specjalistów agencji, którzy oceniają, w jakim stopniu będą w stanie pomóc danej firmie zwiększyć świadomość marki, bądź zareklamować jej produkty lub usługi. Wiele zależy od kluczowego kryterium, jakim jest proponowany przez klienta budżet.
Przewagą wyboru agencji Marafiki jest oddanie działań marketingowych w ręce doświadczonych specjalistów. Klient ma zatem pewność, że za jego kampanię nie będzie odpowiadał praktykant lub stażysta, który może popełnić prosty błąd. Przestrzegamy także higieny pracy, aby nasi specjaliści nie byli zbyt obciążeni. Wiemy bowiem dobrze, że nawet największy ekspert, pod wpływem silnego stresu i natłoku obowiązków, również może potknąć się na łatwym zadaniu.
Przedstawione wyżej podejście wpływa na ceny za obsługę. Po wielu latach pracy w tej branży wiemy, ile czasu wymaga realizacja danego zlecenia i jakie koszty ono generuje. Taka świadomość i uczciwie wyznaczone stawki pomagają uniknąć nieporozumień na dalszych etapach współpracy. Każdy kosztorys wynika z konkretnych uwarunkowań, które są szczegółowo przedstawiane w ostatecznej ofercie.
Negatywne rozpatrzenie propozycji prowadzenia działań marketingowych nie oznacza jednak, że już więcej się nie odezwiemy. Przeciwnie! Zależy nam na dobrych relacjach z każdym potencjalnym klientem, dlatego wszystkie rozmowy kończą się podsumowaniem. Na tym etapie przekazujemy decyzję i zachęcamy do ponownego kontaktu, np. jeśli firma będzie w stanie wydać na digital marketing określone minimum oraz zachęcamy do wzięcia udziału w naszym eksperckim szkoleniu.
Przygotowanie oferty
Gdy między agencją a klientem dochodzi do porozumienia, udostępniamy podsumowanie pierwszego spotkania. Przekazanie kluczowych ustaleń pozwala raz jeszcze zweryfikować wszystkie szczegóły omawianej strategii, która będzie podstawą realizacji zlecenia. Na tym etapie klient może jeszcze dokonać korekty.
Następnym krokiem jest wysłanie prośby o przyznanie dostępu do narzędzi reklamowych, dzięki czemu jesteśmy w stanie przeprowadzić bezpłatny audyt dotychczasowej aktywności klienta w zakresie digital marketingu.
O dostęp do jakich narzędzi możemy poprosić?
- Google Analytics,
- Google Tag Manager,
- Google Search Console,
- Google Merchant
- Center,
- Google Ads,
- Meta Ads i elementy powiązane z social mediami (Pixel, fanpage).
Przeprowadzenie audytu i wszystkich analiz zajmuje nam standardowo 3-4 dni robocze, choć termin jest zawsze indywidualnie ustalany z klientem. Wiele bowiem zależy od zakresu usług, liczby zaangażowanych specjalistów i skomplikowania zlecenia. Po tym czasie klient dostaje pełną informację i ostateczną propozycję oferty. Bardzo dobre przygotowanie pozwala nam uniknąć błędów podczas realizacji kampanii.
Oferta
Z jakich elementów składa się zestaw dokumentów, który stanowi przedmiot oferty naszej agencji?
Prezentacja
- podstawowe informacje o agencji Marafiki,
- portfolio,
- opis doświadczenia i podejścia do pracy,
opis celów.
Analiza / audyt (wybrane obszary)
- analiza SEO,
- konfiguracja narzędzi analitycznych,
- audyt kont reklamowych,
- audyt social mediów,
wskazanie rekomendacji i obszarów do poprawy,
analiza konkurencji.
Mediaplan
- kosztorys rozpisany w arkuszu kalkulacyjnym.
Omówienie oferty i finalizacja
Gdy klient zapozna się z naszymi propozycjami, pora je wspólnie przedyskutować. Druga tura rozmów ma podobny przebieg, co spotkanie zapoznawcze. Dobry początek relacji biznesowej sprawia, że etap finalizacji jest często czystą formalnością.
Wszystkie dotychczasowe wątpliwości udało się rozwiać i omówić zakres odpowiedzialności. Pozostaje wyjaśnić kilka technicznych szczegółów ze specjalistami i można przystąpić do złożenia podpisów.
Doświadczenie pokazało nam, że kluczowy bywa właśnie pierwszy etap negocjacji. Klarowne informacje i uczciwe podejście do zawierania kontraktów minimalizuje ryzyko braku odpowiedzi ze strony klienta po przekazaniu oficjalnej oferty. Przy jej odrzuceniu prosimy o podanie powodu, ponieważ jest to dla nas punkt wyjścia do dalszego doskonalenia. Niewielka rzecz dla klienta, ale wielka dla agencji.
Umowy wysyłamy w formie elektronicznej. Gdy klient analizuje wszystkie zapisy, my już organizujemy razem ze specjalistami onboarding, czyli przygotowujemy się do rozpoczęcia pracy. Ten proces bardzo ułatwia szybki rozruch pierwszej kampanii. Pozytywnie zaopiniowana umowa jest podpisywana poprzez platformę Autenti. Preferujemy szybszą i bardziej ekologiczną formę, choć można wybrać wersję papierową.
Wszystko podpisane? A zatem działamy! Powstaje nowy wątek mailowy, zespół specjalistów przedstawia się i opowiada o najbliższych zadaniach do realizacji.
Ile trwa cały opisany wyżej proces? Trudno o jednoznaczną odpowiedź.
Przy odpowiedniej determinacji klienta, może to być nawet 14 dni. Bywa jednak tak, że od zapytania do finalizacji mijają 3 miesiące. My jednak codziennie trzymamy rękę na pulsie i jesteśmy gotowi do udzielenia wyczerpujących odpowiedzi.
